【書評Lv.198】伝わる文章を書くコツとは？『入門考える技術・書く技術―日本人のロジカルシンキング実践法』

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柿田ぴんと

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ビジネス文書で、書きたいことを書くのはNG

「思いついたことを書くようにしなさい」
「自分の書きたいことをそのまま書きなさい」

学校の先生からこう言われた軽々がある人は多いはず！

しかし、書きたいことを書くのは
あくまで、日記や感想文であって

ビジネスの場面では
まったく通用しないことは確かで！

そこで本書からのお言葉。

　ビジネス文書では、何について書くのかを決めるのは、あなたではありません。

それは読み手です。あなたは読み手の知りたいことを、読み手の関心に向かって書くのです。

読み手は忙しいのですから、自分に関係のないあなたの関心事や思いつきに付き合っている暇はありません。

「書きたいことを書く」ことを、料理で例えるなら

自分が辛いもの好きだからって
辛いもの苦手な人にも食べさせる。

会話で例えるなら、自分の自慢話を
永遠に相手に聞かせるようなもので。

ビジネス文書で、大切なのは

文章を書く前に

読み手の関心はどこにあるのか？

読み手はこの文書で何を求めているのか？

つまり、相手の立場になって考えることが重要だと！

では、次の項では実際に
レポートを受ける立場になって

読み手の関心を考える練習をしていきましょい！

レポートを受ける立場になって読んでみる

本書では、某一流企業で実際に書かれた
「事業本部の業績」レポートの一部を紹介。

この文書を読んで、書き手が何を伝えようとしているのかを考えていきましょい！

どこが悪いんや？

と思った方は、もう一度
読み返してみてくだされい！

これじゃわかりにくい！

そう思った人は、自分だったら
どう書き直すかもぜひ考えてみてくだされい！

では、修正見本を紹介していきます！

さて、いかがだったでしょうか？

修正見本には「結論」が冒頭に書いてあり

また、結論を導く「３つの判断根拠」も
箇条書きでわかりやすく表現されていて

全体として「メッセージ構成」が
一目でわかるようになってたなと！

本書では、両者の主な違いについて

　両者の主な違いは、「書くプロセス」ではなく、その前段階の「考えるプロセス」にあります。

メッセージ構成を文章上、ひと目でわかるように表現するには、文書を書き始める前に、伝えたい考えを明快に組み立てて置く必要があるのです。

ちなみに、考える作業で大切なのは

最も重要な考え（主メッセージ）を見つけること！

主メッセージを見つけたら
それを説明するメッセージ（下部メッセージ）との関係を整理するだけ！

このような一連の考えの構成を
一目でわかるよう、ピラミッド型にしたのが

「メッセージ構成」

といい、あとはできあがった
ピラミッドを文書に置き換えるだけ完成すると！

この「メッセージ構成」を見て分かるのは

「何を言いたいのかわからない！」

と言われたり、文書がわかりにくい理由は

その原因のほとんどは書く前の段階

つまり、

伝えるべき考えを表現し構成するという

「考えのプロセス」に原因があるわけだと！

・具体的にどのようなメッセージを伝えようとしているのか

・なぜそう言えるのか

このような考えが表現され構成されて
はじめて、わかりやすく説得力のある文書になると。

構成さえきちんとしていれば
書く段階になって悩むことはなくて

逆に、途中で筆が止まるってことは
それはきちんと考えられていないってこと！

自分の考えを伝える
ライティングを身に着けたい人は

ぜひ「考えるプロセス」を重視して
相手に伝わるメッセージをつくってみてくださいね！

「考えるプロセス」について
詳しく紹介している記事はこちら！

【書評Lv.23】ブログ記事を書く時間が半分になる！？『１０倍速く書ける超スピード文章術』

入門考える技術・書く技術――日本人のロジカルシンキング実践法

読み手は何に関心を持ち、どんな疑問を抱くのか

そもそも、読み手はなぜあなたの文書を読むのか！

本書では、その理由について

　ビジネス文書の読みては常に、自分が関わっているビジネスの状況を改善したいと考えており、そのために何をすべきかと思い悩んでいます。
わざわざ文書を読むのは、その答えを探しているからです。

つまり、ビジネス文書で伝えるべき考えは

「読み手の疑問に対する答え」であって

それ以外の関心のないテーマについて
いくら手間を書けたところでその文書に意味はないと！

そこで、読み手を理解して
説得力あるビジネス文書を書くためにも

あなたが読み手の関心や疑問を
普段どれくらい意識しているのか？

本書の簡単な例で、考えていきたいと思います！

「問題報告書」の場合

　読み手が管理部長だとします。
読み手は「効率的な運営を妨げているあらゆる問題要素を取り除く」ことに大きな関心があります。

そして現状を見て「なぜこのような問題が発生しているのだろうか？」と疑問を持ち、あなたに調査を指示しました。
問題報告書のメッセージは、読み手の疑問に対する答えとなっていなければなりません。

ここでの読み手の疑問は

なぜこのような問題が発生しているのだろうか？

そして伝えるべきメッセージは

問題の発生の原因は◯◯にあります。なぜそう言えるかというと〜

と答えると読み手の疑問を
解決することができるかなと！

「販売企画書」の場合

　読み手の営業部長は、「売上拡大をもたらす新たな販売企画の考案」で頭がいっぱいです。

すなわち、読み手の疑問は「売上げ拡大をもたらす斬新な販売企画はないだろうか？」です。

ここでの読み手の疑問は

売上拡大をもたらす斬新な販売企画はないだろうか？

そして伝えるべきメッセージは

この企画こそが、売上拡大の決めてとなりえます。具体的には〜

といった具合に

読み手の関心や疑問を理解することは
ビジネス文書においての重要なポイントだなと！

日常会話にも当てはまりますよね。

相手が聞きたいことを話さず
自分が興味あることだけ話したり

そこに相手が存在する以上

自分のことばかり考えていると
うまくいかないことが多くなるのは確かで！

・自分がしたいことをする
・自分の話したいことを話す
・自分の利益になる行動をする

この矢印を自分から相手に変えるだけで
会話も文書も伝わるものになってくるんですよね。

話がそれたのでまとめると
ビジネス文書で伝えるべき考えは

「読み手の疑問に対する答え」

読み手の関心や疑問を
意識することができれば

説得力あるビジネス文書を書くことができるので
ぜひ、読み手の疑問を解決するメッセージを書いてみてくださいね！

論理的思考を身に着けたい人はこちらの記事もぜひ！

【書評Lv.123】自分の考えが相手に伝わる、論理的思考とは？『ロジカル・シンキング』

入門考える技術・書く技術――日本人のロジカルシンキング実践法

書評まとめ『入門考える技術・書く技術』

『入門考える技術・書く技術―日本人のロジカルシンキング実践法』
いかがでしたでしょうか？

・ビジネス文書は、あなたは読み手の知りたいことを、読み手の関心に向かって書く
・文書がわかりにくい理由は、その原因のほとんどは書く前の段階
・ビジネス文書で伝えるべき考えは「読み手の疑問に対する答え」
・読み手の関心や疑問を、どれくらい意識するかが説得力のカギ

本書は、練習問題が多く含まれていて

個人的に、論理的思考力を鍛える本では
『入門考える技術・書く技術』が１番良くて

ロジカルシンキングを初めて勉強する人でも
かなり理解しやすい１冊となっております！

本書は上記以外にも

・読み手の疑問を明らかにする「OPQ分析」
・要約メッセージを文章にするときの「４つの鉄則」
・ピラミッド作成のコツ
・文章のわかりやすさは「接続詞」次第
・メールが見違えるように変わる「感謝の言葉にPDF」
・誰も教えてくれなかったレポート・ライティング
・日本人がロジカル表現を苦手とする本当の理由

などなど
ビジネス文書もメールも
見違えるように上達する方法を紹介！

論理的思考を身に着けたい方はぜひ
本書を読んで、思考と伝え方が向上するロジカルシンキングを身につけてみてくださいね！