【書評Lv.31】メールやプレゼンが驚くほど伝わる!『超・箇条書き「10倍速く、魅力的に」伝える技術』

この記事を書いた人

柿田ぴんと
チョコモナカジャンボが好き!
1日1冊ビジネス書を書評してます!

こんちわ、柿田ぴんとです!

メール、プレゼン、レポート等

論理的に何かを相手に伝えたい!と思うものの
結局、何が言いたいの?と言われてしまう

誰しも、そのような経験はあるのではないでしょうか?

そこで、今日紹介する1冊はこちら!

『超・箇条書き「10倍速く、魅力的に」伝える技術』

この本でご紹介する「超・箇条書き」の技術を身につければ
上司とのコミュニケーションやプレゼンをはじめ、資料作成・企画立案・執筆から英語学習の上達まで、さまざまなビジネスシーンで役に立つという!

では、世界の最先端を行く超一流企業でも通用する最強のビジネススキル『超・箇条書き』とはどんなものなのか?

書評していきたいと思います!

☆本の内容
シリコンバレー、世界最高峰のMBAスクールINSEAD、戦略系コンサルATカーニー。
世界の最前線で、人や企業を動かす超一流は何をしているのか。
その答えは、「Bullet Points(ビュレットポイント)」と呼ばれる“箇条書き”によるコミュニケーション。
まだ語られたことのない、そのエッセンスがここに!

箇条書きのメリットとは?

「箇条書きくらい知ってるよ!」

と思うものの、「箇条書きにどんなメリットがあるのか」は考えたことがないなーと!

では、箇条書きのメリットとは何なのか?

それは、「読み手や聞き手にとっての情報処理の負荷を減らす」ということ!

その理由を本書では、牛丼のアピール表現をベタ書き箇条書きでわかりやすく説明しています。

[【牛丼のアピール表現を比べる

【ベタ書き】
 チェーンの牛丼はとても安くて、多くの人にとって買い求めやすいものだ。このため、お金のない学生であっても気軽にお店に入ることができる。そして、チェーンの牛丼はとても速くつくられて、速く提供される。だから、ビジネスパーソンにとっては、時間があまりなくても、次の予定があっても気兼ねなく食事ができる。また、小さいこども連れのファミリーにとってもありがたいだろう。待ちきれない子供もいるからだ。そして、チェーンの牛丼はとても美味い。何度食べても飽きがこない。だから、朝に食べたとしても、夜にも食べることができる。

 

【箇条書き】
 チェーンの牛丼のすばらしさは3つ。

 ①安い
 ②速い
 ③美味い

さて、どっちのほうが読みやすかったでしょうか?

きっと、箇条書きのほうがすんなり理解できたのではないかと思います!

2つの違いをまとめると

ベタ書き】
・情報も多く、説明も丁寧だが、なかなか頭に入らず、最後まで読む気にならない。
・情報は届くが、意味が伝わらない
 
箇条書き】
・情報量が少なく、最後まで読める。
・送り手の伝えたいことがより正確に伝わる
・本来は相手が処理すべき情報処理を、送り手が短くまとめることで、負担を減らしている
 

つまり、箇条書きは事前にわかりやすく情報処理しているので
結果として、速く、正確に相手に伝えることができる
んですね!

本書では、箇条書きとベタ書きの違いをこのように説明しています。

料理に置き換えて考えるとわかりやすい。 ベタ書きで伝えるとは、肉や野菜などの食材を、調理せずにそのまま渡すようなものだ。無論、客にとって調理するのは億劫だろう。美味しくない料理になったり、面倒なので調理すらしないということもあるだろう。 一方、箇条書きで伝えるとは、シェフが肉や野菜などの食材を用意し、さらにそれを客が食べやすい味付けで調理してあげることと同じだ。よって、客は食べることのみに集中できる。

どんなに長く上手な文章でも、
相手が最後まで読んで理解し、行動しなければ
文章を書く意味はありません
と!

だからこそ、箇条書きで「読み手や聞き手にとっての情報処理の負荷を減らす」が大事になってくるんですね!

 

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超・箇条書きの技術「構造化」

ここまで読むと

「よっしゃ!箇条書きやったるでえ!」

と思うわけですが、この本は「超・箇条書き」!

「短く、魅力的に伝える」ことが目的であり、
読み手がアクションを起こす気になって、はじめて意味があると!

そこで本書では、魅力的に伝えるためには
箇条書きをわかりやすく整理する「構造化」が大事といいます!

構造化:相手が全体像を一瞬で理解できるようにする。
 

本書では「構造化」について、新入社員Aさんが営業チームでの会議の内容を、上司にメールで報告する例に紹介しています!

【ダメな箇条書き:整理されていない】

・営業の人員が足りていない
・手強い競合商品があるため苦戦している
・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
・マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

【「構造化」された箇条書き】

●3つの問題点が議論された
 ・営業の人員が足りていない
 ・手強い競合商品があるため苦戦している
 ・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない

●2つの対応が決まった
・マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

たしかに、全体像を一瞬で理解できるよう「構造化」されてる。
同じ内容でも整理の仕方でここまで変わるとは、恐るべし「構造化」

では、どのように箇条書きを「構造化」していけばいいだろうか

ここでは、3つのポイントを紹介していきます!

①「状態」と「行為」を使い分ける

最初のポイントは、「状態」と「現象で」箇条書きをグルーピングすること!

理由は、「状態」と「行為」で相手のイメージが変わってくるから!

例えば、「料理がある」という状態だと「静止画」だが
「料理をする」という行為では、「動画」が思い浮かぶのではないか?

「静止画」動画」かを判断するのに負担がかかるため、あらかじめ「状態」「行為」にわけておくことで相手の情報処理の負担を減らすことができる。

その結果、楽に相手に伝えることができると!

【状態でグルーピング】
・営業の人員が足りていない
・手強い競合商品があるため苦戦している
・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない 
【行為でグルーピング】
・マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

②「時間軸」で整理する

箇条書きを、「状態」「行為」にグループ分けしたら
今度は、その時間軸にそって並べかえる必要があると!

ここでの「状態」というのは「現在進行形の問題」

「行為」は、「これからする未来」を表しています!

つまり、「現在の問題」「未来の対応」の2つに分けられ、「問題解決」のプロセスを伝えたい!とつながりがみえてくるということ!

時系列がバラバラの写真や、過去、現在、未来がゴッチャの映画を見ると気持ち悪いように、箇条書きで整理するときは「時間のつながり」を意識していきましょい!

さまざまな問題点が議論された ← 現在
 ・営業の人員が足りていない
 ・手強い競合商品があるため苦戦している
 ・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない

さまざまな対応が決まった ← 未来
・マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

 

③「ガバニング」で引き出しをつくる

ここでいう「ガバニング」ってのは
「ポイントは3つあります!」って最初に宣言するやつ!

さまざまな問題、さまざまな対応とグルーピングされていると
どのくらい問題があるのか?など予想がつかないし、印象に残らなくなる
んですね。

だから、最初に「問題は○○個あります!」と宣言すると
読み手、聞き手が「これから伝えられること」を受け入れる引き出しができ、情報処理が楽になり、伝えられることの全体像を把握できるというわけ!

3つの問題点が議論された
 ・営業の人員が足りていない
 ・手強い競合商品があるため苦戦している
 ・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない

2つの対応が決まった
・マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

まとめ『超・箇条書き「10倍速く、魅力的に」伝える技術』

『超・箇条書き「10倍速く、魅力的に」伝える技術』
いかがでしたでしょうか?

■箇条書きは、「読み手や聞き手にとっての情報処理の負荷を減らす」

「構造化」が箇条書きのコツ
 ①「状態」と「行為」を使い分ける
 ②「時間軸」で整理する
 ③「ガバニング」で引き出しをつくる

など、箇条書きのメリット
「構造化」について紹介しました!

しかし、それはまだまだ序の口・・・

物語化:相手が関心をもって最後まで読み切れるようにする。
メッセージ化:相手の心を響かせ行動を起こさせようとする。

という、「構造化」よりも「相手を動かすことにフォーカスした技術」が隠されているっていう!

その他にも

「使えるやつ」かは、箇条書きでわかる
「イントロ」でつかみ、相手を引き込む
メールには「宣言」が欠かせない
プレゼンは、聞き手を「主人公」にする
海外の履歴書に学ぶ「伝え方のテクニック」
超・箇条書きで英語もどんどん上達する

など、伝え方に特化したテクニックが満載となっています!

経営者や投資家を動かす「短く、魅力的な」プレゼン
無駄な情報がそぎ落とされた、企画書・報告書
ポイントが明確で、かつ一瞬で理解できるメール
意見が飛び交う会議をまとめるファシリテーション

「そんな成果を生み出したい!」と少しでも思った方は、ぜひ一度、本書を手に取ってみてくださいね!

最後まで読んでいただき、ありがとうございました!