【書評Lv.167】メールで意識すべき3つのポイントとは?『メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』

こんちわ、柿田ぴんとです!

今日紹介する1冊はこちら

メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』藤田英時

本書は、いつも使うけど
きちんと教わることのなかった

恥ずかしくないメールの書き方、送り方」を紹介!

ぴんと
メールは1往復半で終える
ぴんこ
用件が2つあるなら件名も2つ

など仕事のできる人がやっている
短く、わかりやすく、見やすいメールが書ける
77のルールを「良い文例・悪い文例」を対比する構成で解説しています!

仕事ができる人だけがやっている
メールの暗黙のルールとは何なのか?

ぴんと
さっそく書評していきたいと思います!

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メールは「1往復半」で終わると効率的

メールの効率の良いやりとりは

①こちらがメールを出す
②相手から返事がくる
③それに対して返事をして終わる

という「1往復半」が理想!

本書では、打ち合わせの日時を
決める場合でメールの例を紹介!

【ダメな例

①自分
 この点について打ち合わせしたいと思います。

②相手
 打ち合わせの日時はどうしましょう?

③自分
 それでは14日か15日はいかがですか?


 あいにく14日と15日は都合がつきません。

【良い例

①自分
 打ち合わせの日時ですが、次にいくつかの候補をあげます。
 ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。

 ・9月14日(火) 午前10時から
 ・9月15日(水) 午後2時から
 ・9月17日(金) 午後3時から

②相手
 それでは次の時間でお願いいたします。

 ・9月17日(金) 午後3時から 

③自分
 さっそくのご返事ありがとうございます。

 承知しました。午後3時にお待ちしております。

後者のやりとりのほうが
かなりスッキリしますよね!

日時を決定するのに
何度もメールをやりとりするのは
自分にも相手にも負担がかかるので

メールでも、LINEでも
「1往復半」を意識したいところ!

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メールの返信は24時間以内にする

次にメールをするうえで大切なポイントは

メールを受け取ったら24時間以内に返信すること!

素早い行動は

「仕事が早い、仕事ができる!」

という評価や信頼につながります。

逆に、返信が遅いと
相手が心配したり、不信感を抱いたり
トラブルを招く原因にもなることもしばしば。

ちなみに、このような場合は
24時間と言わず、早めに返信する必要があると!

・重要な内容を伝えられた
・こちらが依頼した情報を受け取った
・資料などを添付ファイルで受け取った

本書では、わかりやすく例を紹介!

資料を受け取りました。
ありがとうございました。

添付ファイルは問題なく開いて見ることができました。
まずは、受け取り確認のみにて失礼します。

添付ファイルが届いただけでなく
ファイルを開いて見れることまで伝えると、安心感がありますよね!

あとは、メールを受け取って
検討や決定するのに日数がかかる場合も
数日たって返信するは基本的にNGだと本書!

お世話になっております。
メールを拝見いたしました。
この件につきましては社内で検討いたします。
今週末の12日(金)までにはご回答いたします。

などなど、とりあえず返事することが大切で!

素早い行動は

仕事が早い、仕事ができる!

という評価や信頼につながるので

なるべく「24時間以内」に
返信することを心がけていきましょい!

文章ではなく「箇条書き」を原則とする

ビジネスメールでは、何よりも

簡潔さとわかりやすさが大切!

そのために本書では

「箇条書き」を原則として短く明確にすることが大事だといいます。

【ダメな例

新製品の販促キャンペーンにつきまして、いくつかご提案があります。
そのご提案と言いますのは、キャンペーンのキャッチフレーズは新製品と同じものにするということやキャンペーンの広告をメディアミックスして雑誌とウェブとメールで展開するということです。
また、キャンペーンの期間中は、活動内容や状況をブログ、ツイッター、メールで一般に広く伝えることもいいのではと思います。

【良い例

新製品の販促キャンペーンにつきまして、いくつかご提案があります。

・キャッチフレーズは新製品とキャンペーンで統一する
・広告は雑誌、ウェブ、メールの3媒体で展開する
・期間中は、活動内容や状況をブログ、ツイッター、メールで一般に広く伝える

箇条書きは要点がひと目でわかるので
メールの文章ではかなり重宝するテクニック!

伝えることがいろいろあって
何をどう書いていいかわからない場合も

ポイントを箇条書きで書き出して
同じ話をまとめて、順番を並べ替える

それだけでも、すっきりと
わかりやすいメールになるっていう!

ちなみに、箇条書きは
質問をするときにも非常に有効で

・新製品の発売時期はいつごろでしょうか?
・新製品の価格はどれくらいでしょうか?

みたいに箇条書きにすると

相手が質問を確認しながら答えてくれるので
とり、メールのやりとりがスムーズになります!

箇条書きにすることで、短く明確になり
相手の情報処理の負担を減らすことができるので
メールを送る際は、意識してみてくださいね!

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書評まとめ『メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』

『メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール』藤田英時
いかがでしたでしょうか?

・メールは「1往復半」で終える
・メールの返信は24時間以内にする
・メールは「箇条書き」で短く明確に

個人的には、メールだけでなく
LINEに応用したいなと思える内容で、他にも

・1行は25文字くらいが適当
・1つのブロックは2〜5行としブロック間は1行空ける

などは、ぼくのブログでも意識してたりと
文章を書く上で必要なポイントも学べる1冊!

本書は上記以外にも

・視点を「私」から「あなた」に変える
・「宛名→挨拶→本文→結び→著名」の構成を守る
・前置きでメールの目的や理由を伝える
・本文は「結論→理由→詳細」の順に書く
・「明日」や「来週」などではなく「日時」で明記する
・謝罪のメールでは「原因と対策」を明確に
・トラブルの報告は状況と解決策を適切に伝える

などなど
仕事のできる人がやっている
短く、わかりやすく、見やすいメールが書ける
77のルールを「良い文例・悪い文例」含めて紹介!

巻末の「よく使うメールのひな型集」
「よく使うメールのフレーズ集」は

メールを送信には欠かせない
即効性満点の1冊となっているので

気になった方はぜひ本書を読んで
恥ずかしくないメールの書き方、送り方」を身に着けてみてくださいね!

ぴんと
さいごまで読んでいただき
ありがとうございました!

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