【書評Lv.33】あいてに伝わるメール術とは?『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』

この記事を書いた人

柿田ぴんと
チョコモナカジャンボが好き!
1日1冊ビジネス書を書評してます!

こんちわ、柿田ぴんとです!

メールが多すぎて、他の仕事に手が回らない
どう返信すればいいのか、悩んでしまう
新着メールが届くと、ついつい気になってしまう

みなさんは、仕事の中で
このような問題にぶつかったことはないでしょうか?

そんな悩みを解決するため、今日紹介する1冊はこちら!

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』

日々、メールを扱う機会は増えつつあり
1通1通、スピーディーで質の良いやりとりが求められています。

しかし、時間は有限!
ールに時間を囚われすぎると、他の時間を確保することができんと!

そこで「どうすれば1秒でも速く処理できるか」
「やりとりを1回でも減らすにはどうしたらいいか」
そんな悩みを解決する方法を紹介していきたいと思います!

☆本の内容
仕事が速い人とそうではない人、その違いは一体どこにあるのか?
これまでに1万通を超えるビジネスメールを添削してきた著者が、仕事が速い人が書くメールの共通点を徹底分析。
「目的」「ビジュアル」「返信しやすさ」「言葉」「処理時間の削減」の5つの観点から、仕事をスピーディーに進めるためのメール術をわかりやすく解説。
本書のテクニックを応用すれば、定時退社も夢じゃない?

すべてのビジネスメールには「目的」がある

目的を意識してメールする。

これが、仕事を早くするうえで必要になってくると
 
目的は、仕事の内容によってさまざま!
【依頼メール】
目的:仕事を引き受けてもらうこと
【謝罪メール】
目的:お詫びの気持ちを受け入れてもらい、今後の取引を継続できる状況にすること
 
このように、目的があってはじめてメールは成り立つわけなんですよね
 
メールが苦手!」という人は、この目的を見失ってる人が多いのではないでしょうか?
 
ぼくがまさにそれで、相手にメール送るときは
やれ言葉遣いやら、定型文やら気にして一向に書き終わらない。
 
しまいには、Google開いて「メール 書き方 コツ」と調べはじめる始末!
 
ほんと「はよ書けよ!」って感じなんですけど
このような行為は会議でもやりがちだと本書では説明しています。
 
例えるなら、「会議をすることが目的になっている会議」のようなもの。
会議を成功させるコツは、議題(テーマ)をあらかじめ設定しておくことです。
「売上アップ」というテーマが設定されていれば、数字が伸びない要因を分析し、具体的にどうすれば達成できるかを話し合いながら、「結論」が導きだされるでしょう。
しかし、会議をすることが目的になっているため、どれだけ話し合っても結論が出ません。
メールもまた然り。送ることが目的になってしまうと。受け取る側もどうすればいいのか、何を求められているのか、よくわからないという状況が生まれます。
 
あなたのメールはどうでしょう?
 
ぼくの場合、過去のメール、LINEでも見返してみると
この文章じゃ、目的は達成できんわな。と思うものばかり!
 
目的を明確にして、自分のメールを客観的に見ることが仕事の速い人になる第一歩です!
 
目的を達成したい人向けの記事はこちら!
 
 
目的を達成するメールを書くポイントものせときます!
情報が確実に伝わる6W3H
6つのW
・When(いつ)
・Where(どこで)
・Who(誰が)
・Whom(誰に)
・What(何を)
・Why(なぜ)

3つのH
・How to(どうやって)
・How many(いくつ)
・How much(いくらで) 

メールの目的によって盛り込む情報は変わりますが、情報に過不足がないので、
相手もすんなりと理解ができ、「わかりやすいメールだ!」という印象も与えられるのでぜひお試しあれ!

スポンサーリンク

「先回り力」を駆使してメールを書く

メールを書く時にポイントとなるのが

そのメッセージを相手がどう読むのか、どう感じるのかを想像する
相手が感じるであろう疑問を察して、その疑問を解消するような一文を入れる

この2つが大切になってきます。

あの人なら、きっとこんな質問をしてくるだろうから補足しとこ!
新規のお客様だから、この部分は詳しく説明しとこ!

と、相手の心の動きを想像しながら、うまく理解できるように誘導してくテクニックが重要だと!

では具体的に例をだしてみまっす!

×改善前
○○さん

お疲れ様です、柿田ぴんとです。

来週の会議の資料の件です。← 何の資料?来週の会議ってなんぞ?(相手の反応を想像する)

いつも通り参加人数分、印刷をお願いいたします。 いつも通り?人数がわからんぞ!

柿田ぴんと

改善後
○○さん

お疲れ様です。柿田です。

来週(4/17)の書評ブログ部定例会議についてご連絡いたします。

会議で配布する資料の印刷をお願いいたします。

資料:書評ブログ部フォルダの「kakita.pptx」
参加人数:12名(予備2部)
印刷方法:モノクロ2in1、片面
期限:2/12(木) 22:00

印刷が完了しましたら、私の机の上に置いておいてください。

よろしくお願いいたします。

柿田ぴんと

いかがでしょう?

先まわりできないと、自分の言い分だけを一方的に書きがち
だから、相手が知りたい情報が抜け落ちてしまうんですね!

その結果、情報が十分盛り込まれていればされないはずの質問をされてしまうと!

仕事の速い人は、メールが一方的な伝達になりやすいことを理解している。

まずは、相手が間違った理解や、行き違いなどのムダなやりとりが生まれないよう、配慮してメールを作成していきましょう!

「ビジュアル」を工夫して読ませる

人が「読みたい!」と感じるかどうかは、1行の文字数やスペースといった「視覚的な要素」に大きく影響される。

「メールで1番大切なのは、ビジュアル」

本書では、読みづらいメールの特徴を紹介しています!

タイトル
1行の文字数が多い(30文字以上)
空白の行がない
改行がない
文章が5行以上続く
箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている

ここでは、「箇条書き」を例に
ビジュアルがどれだけの影響を与えるか
わかりやすく紹介していきますぜい!

まずは、ノット箇条書きを見てくだされ!

×箇条書き前
○○さん

現在の作業A・Bについてですが、本日が締め切りの作業Aが完了しました。
しかし、同じく本日が締め切りだった作業Bは完了しませんでした。
まだ半日稼働相当残っています。
明日午前を使って作業Bをしてよろしいでしょうか。
そして、明日午前に参加予定だった研修への参加をキャンセルしてよろしいでしょうか。

ご指示頂ければ幸いです。

柿田ぴんと

箇条書き後
○○さん

現在の作業A・Bについて、2点の報告と、2点のお伺いをさせてください。

【報告】
①本日が締め切りの作業Aが完了しました。
②本日が締めきりの作業Bが完了せず、まだ半日稼働相当残っています。

【伺い】
①明日の午前を使って作業Bをしてよろしいでしょうか?
②明日の午前に参加予定だった研修への参加をキャンセルしてよろしいでしょうか?

ご指示頂ければ幸いです。

柿田ぴんと

いかがでしょうか?

箇条書きによって、重要な点がコンパクトにまとまるので、どこに注意して読めばいいのか?がわかりやすくなったと思います。

なによりも、要点が掴みやすくなるだけでなく、長い文章も情報が絞り込まれるため、理解するまでの時間が短くなると!

結果、時間をかけず理解できるので、すぐ返事をもらうことにもつながるんですね!

仕事の速い人は、徹底的に「ビジュアル」にこだわります!
まずは「箇条書き」を身に着けて、わかりやすく、伝わるメールを作成することからはじめてみましょい!

スポンサーリンク

まとめ『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』
いかがでしたでしょうか?

本書は上記以外にも、

仕事の速い人は「主導権」を握る
メールを送る前にシナリオをつくる
7つの要素を意識してメールを書く
メールの優先順位をつけない
面識がない人へのメールは「ラブレター」のように書く
件名に開封したくなるキーワードを入れる
「逃げ道」を用意して催促メールを送る
3つのポイントでケンカ腰の相手をいなす

などなど、毎日の業務であるメールを
より速く、よりわかりやすく紹介しています!

なかでも
仕事の速い人は「主導権」を握る
メールを送る前にシナリオをつくる
7つの要素を意識してメールを書く
目からウロコの内容なのでおすすめでっす!

メールの処理が追いつかない!
1通あたりにかける時間を少なくしたい!

少しでもそう思った方は、ぜひ1度本書を読んでみてくださいね!

さいごまで読んでいただき、ありがとうございました!

目次
1.仕事が速い人のメール発想
2.目的を意識しながら書く
3.ビジュアルを工夫して読ませる
4.確実に返信を受け取る
5.相手の心に刺さる言葉を使う
6.メールの処理時間を削減する